Mapa procesów samorządu Urząd Miasta Gminy Pniewy  (www.pniewy.wlkp.pl). Jest to kolejny projekt który polegał na opracowanie mapy procesów administracyjnych funkcjonujących w urzędzie. Efektem naszej pracy była poprawa przejrzystości przepływu informacji w organizacji, wpływu pracy każdego pracownika na życie mieszkańców (jakość) i ostatecznie wizerunek samorządu wśród przedsiębiorców i inwestorów.

Mapa procesów samorządu

Wielu wójtów i burmistrzów dąży do poprawy efektywności funkcjonowania urządu nie poprzez wzrost zatrudnienia ale większą efektywność pracy. Kluczem do osiągnięcia tego celu jest przejrzystość funkcjonowania urządu, komunikacja oraz narzędzia do „podkręcania” aktywności pracowników. Jak to więc zrobić? Po pierwsze warto zrozumieć jedną podstawową rzecz, otóż praca w samorządzie polega na realizowaniu wyznaczonych procedur administracyjnych wynikających w przepisów prawa lub praktyki zawodowej. Każdy urzędnik posiada wyznaczony zakres obowiązków i kompetencji w których może się poruszać. Często decyzja jednej komórki w urzędzie wpływa na zadania innej komórki np. naliczenie opłaty za użytkowanie wieczyste pociąga za sobą potrzebę wprowadzenia pozycji przychodu do budżetu gminy. W mnogości procesów i procedur często pracownicy zapominają o potrzebie komunikacji między wydziałami, aby utrzymać płynność pracy i wyeliminować np. opóźnienia.

Warto zwrócić uwagę na wymienione elementy od których zależy funkcjonowanie samorządu czyli: struktura organizacyjna, stanowiska pracy (ich opis i kompetencje), procesy i komunikacja. Od tych czterech punktów zależy praktycznie wszystko w samorządzie. W trakcie naszej pracy projektujemy procesy biznesowe zachodzące między komórkami wewnątrz wydziałów lub pomiędzy wydziałami. Przygotowujemy pracowników do pracy nad nowym modelem funkcjonowania urzędu oraz budujemy świadomość na temat znaczenia komunikacji w organizacji. Nadrzędnym celem pracy jest zbudowanie kultury organizacyjnej wspierającej rozwój samorządu. Opracowanie mapy procesów administracyjnych jest bardzo dobrym fundamentem do opracowania strategii rozwoju samorządu.

Cel naszej pracy

  • Analiza systemu funkcjonowania urzędu gminy w tym procesów administracyjnych i zarządczych.
  • Diagnoza problemów urzędu w zakresie przepływu informacji i efektywności pracy. Przeprowadzono spotkania ze wszystkimi pracownikami, aby uzyskać informację na temat barier i potrzebnych zmian.
  • Opracowanie nowej mapy procesów administracyjnych w urzędzie i relacji funkcjonalnych oraz zarządczych zachodzących między urzędem a jednostkami organizacyjnymi.
  • Wyznaczenie mierników efektywności pracy.
  • Warsztaty z kierownikami wydziałów w celu omówienia proponowanych zmian, zbudowania procesu logicznego ich wprowadzenia oraz zaproponowanie ich inicjatyw, aby pobudzić współpracowników.
  • Warsztaty z pracownikami urzędu w celu zbudowania fundamentów pod planowane zmiany, wprowadzenie mentalności rozwoju i doskonalenia.

[/dt_vc_list][/vc_column]

[/vc_row]